Trots årtiondet av företag över hela världen för att flytta till ett papperslöst kontor, är kopiatorer (eller digitala kopimaskiner som de ofta kallas) en väldigt viktig aktör av företag av alla storlekar. Ankomsten av prisvärda multifunktionsskrivare (MFP) hjälpte till att upprätta fotokopiering som en defacto-standardfunktion hos alla kontor.

Genom att kombinera utskrifts- och skanningsfunktionalitet i en enhet och slasha kostnaden för att producera utskrifter med hjälp av bläckstråleskrivare eller laserteknik, har multifunktionsmaskiner tagit fotokopiering till massorna. Samtidigt har de gjort betydande förbättringar både när det gäller kvalitet, valuta för pengarna och inbyggda funktioner.

Från användningsspårning för att förbättra säkerheten, automatisk duplex, mobil och trådlös utskrift eller digital pekskärmskärm, finns det nu en uppsjö av alternativ som finns tillgängliga på marknaden, för tillfällig utskrift och mailing hela vägen till digitala byråer.

Vad som ska beaktas när man köper en kopiator?

Nedan finns fem punkter att överväga när du sammanställer din checklista

1. Kan kopiatorn din verksamhet överväga att hantera den kapacitet som behövs?

Kopiatorer i form av multifunktionsskrivare finns i alla former och storlekar. Många riktar sig till hemmamarknaden. Titta noga på den angivna kapaciteten och matcha detta med din företags arbetsbelastning.

2. Hur viktigt är kvaliteten på skanning och utskrift?

Många av de senaste kopiatorerna med avancerad utskriftsteknik som hittills bara hittades i avancerade skrivare. Om möjligt, kolla på prover av utskrift och skannad utgång innan du väljer ditt val. Många leverantörer erbjuder nu möjlighet att skicka prover per post.

3. Är faxfunktionen nödvändig?

Fax är långt ifrån ett dött kommunikationsmedium, med många stora företag som fortfarande behöver det. Titta på faxfunktionen för multifunktionsmaskinen, som idag kan använda molnet såväl som direktuppringning till en annan faxmaskin.

4. Kommer ditt företag att hantera känslig information?

Tillgång till funktionerna hos en kopiator bör styras med PIN-nummer eller lösenord. Se till att MFP endast skriver ut de nödvändiga kopiorna för att säkerställa datasäkerhet. Och tänk på om USB-porten ska vara inaktiverad för att minska risken.

5. Behöver din verksamhet fjärrutskrift?

Med uppkomsten av BYOD (Ta med din egen enhet) är utskrift från mobila enheter snabbt och effektivt. Titta noggrant på de appar som använder kopimaskinen för att säkerställa att de ansluts säkert. En MFP kan vara en kostnadseffektiv tillgång som ett företag kan bygga sin arbetsflöde runt.

Med digitala kopiatorer som nu kommer med ett antal konfigurationer är det viktigt att bedöma företagets behov och matcha dem med den rätta.

Vad är priset för en digital kopiator?

Kostnaden för att skaffa en skrivare kan dvärgas av kostnaden för inköp av förbrukningsvaror - tonern eller bläck, men även papperet, trumman, överförings- / fixeringspaketet - och kostnaden för garantiplanerna eller efterförsäljningstjänsterna. Och eftersom du sannolikt kommer att ha en kopiator inbäddad i en grupp på ett kontor eller i ett företag, kan nedetiden vara dyrt och kontraproduktivt.

Att få hjälp av en hanterad utskriftsleverantör (MPS) kan förenkla de tekniker som är förknippade med att driva en kopiator, särskilt i större företag, eftersom de tar hand om skrivarens livscykel inklusive bortskaffandet vid slutet av livet. Som ett biluthyrningsavtal brukar du inte äga skrivaren efter det att hyresavtalet slutar (upp till fem år) och kan vanligtvis betala en fast avgift för skrivaren plus en överenskommen kostnad per sida.

De bästa kopiatorer

Nedan finns de 5 digitala kopiatorer som riktar sig till små och medelstora företag och i allmänhet företag under 1000 anställda baserat på tillverkarens specifikationsblad och det föreslagna försäljningspriset vid skrivningstidpunkten.

1. HP OfficeJet Pro 8730 Trådlös Allt-i-ett-kopiator

För mycket små kontor söker en mångsidig kopiator

NFC-utskriftskortet levereras till din 3-åriga Care Pack-supportpaketExpensive

Hos $ 275 (£ 210) är HP OfficeJet Pro 8730 Wireless All-in-One-skrivare den dyraste skrivaren som erbjuder Instant Ink. Den senare är en abonnemangsplan som förenklar kopiering till dess yttersta: du behöver bara oroa sig för antalet sidor du skriver ut.

Vid drygt 2,2p per färgsida (upp till 300 sidor, 3,3p efteråt) är det ett extremt konkurrenskraftigt erbjudande, speciellt med tanke på att bläcken levereras direkt till ditt kontor och du kan rulla över oanvända sidor till nästa månad om det behövs. Åh och kostnad per sida är fastställd oavsett om du skriver ut i fullfärg eller bara text.

8730 levereras med ett gratis 3-årigt Care Pack-supportpaket som gör det möjligt för användarna att byta skrivare på plats nästa arbetsdag och därigenom minimera driftstopp. Du får också tillgång till HPs gratis JetAdvantage Private Print-tjänst som låter dig skriva ut känsliga dokument till delade skrivare utan säkerhetsproblem och minska avfall från oavsiktliga och glömda utskriftsjobb.

Medan den erbjuder fax, kan NFC-utskrift, en 50-sidig automatisk dokumentmatare och automatisk duplex som standard, det faktum att den har en månadsvis rekommenderad sidvolym på upp till 2000 ark och ett inmatningsfack för 250 ark (uppgraderbar till 500) betyder att den är lämplig för mycket små arbetsgrupper.

2. Xerox Versalink C405 flerfunktions färgkopierare

Perfekt för dem som söker garanti för livstidsskrivare

80.000 utskrifter per månad Utmärkt anslutningLifetime-skrivargarantiEnst köpa hela uppsättningen toner varje år

Xerox är den enda leverantören som erbjuder en garanti för livstidsskrivare på sina skrivarprodukter. Det finns dock en stor sträng fäst vid den (eller ett rep). Du måste köpa en hel uppsättning toner (annars känd som ett regnbågepaket) varje år och kostnaden för paketet varierar från cirka 500 kronor till 2,500-sidsatsen till nästan 1 000 kronor för 8 000 sidkapacitet.

Men på mindre än 700 kr är Xerox Versalink C405DNW ett perfekt exempel på hur långt laserskrivare har flyttat sedan de dagar då endast stora företag kunde ha råd att köpa dem. Detta är en färglaserskrivare som dubblerar som en snabbkopiator (upp till en svimlande 36 kopior per minut, med den första ut på bara 11 sekunder); den har NFC, trådbundet Gigabit Ethernet, Wi-Fi och till och med USB 3.0-anslutning med automatisk duplex och automatisk dokumentmatare.

Du kommer att kunna skära en hel A4 pappersrem i dess inmatningsfack och dess 5-tums pekskärm kommer att tillåta användare att intuitivt installera välj Xerox “appar” som Earth Smart Driver, Easy Translator eller Secure Print för att förbättra produktiviteten. Observera att månadsvisa arbetscykel (det maximala antalet utskrifter per månad) står på en svindlande 80 000 “bilder”, vilket motsvarar två timmar kontinuerlig utskrift per dag och en hel del 160 pappersreamer. Aj!

3. Brother MFC-J6935DW A3 färg multifunktionsbläckpatron

Perfekt för A3-kopiering med låg volym

Prisvärd kassetter En års garanti9,3 cm pekskärm Stort fotavtryck

A3-kopiering är en nischmarknad och Brother MFC-J6935DW verkar, åtminstone på papper, ha en stor potential att tillgodose det. Som en del av Brothers senaste INKvestment-sortiment kan den kopiera med upp till 12 bilder per minut i mono och nio färger (kom ihåg att de är för A3-ark) och erbjuder automatisk dubbelsidig utskrift, kopiering, faxning och skanning också.

Det finns en liten 9,3 cm pekskärm som erbjuder grundläggande funktioner, plus USB, NFC, nätverk och trådlös anslutning för att betjäna en mängd olika enheter.

Det finns tre pappersinmatningsfack som kan hantera totalt 600 ark (notera att inte alla är A3 men) och den rekommenderade maximala utskriftsvolymen är 2.000 sidor i månaden, tillräckligt för de flesta småföretag.

Medan skrivaren levereras med ett års garanti kommer du att kunna dubbla genom att köpa ett supportpaket också. När det gäller bläckpatronerna är de ganska rimliga med en hög kapacitet som säljer för drygt 131 dollar (100 kr).

Tänk bara på att detta är ett stort djur med ett fotavtryck som är större än ett A2-ark. Sammantaget är en väldigt skicklig arbetshanteringskopierare som säljer mindre än 314 dollar (240 £).

4. HP PageWide Pro 772dn A3-färgmultifunktionskopiator

Bäst för kontor söker en super snabb kopiator på en budget

Snabb utskrift och skanningshastigheterSkyddad säkerhetWired och trådlösa capabilitesExpensive high yield patroner

De flesta skrivare som finns i den här guiden använder bläckteknik och den här PageWide Pro-skrivaren kanske illustrerar bäst varför bläck är ett bättre alternativ än laser i ett fåtal fall. HP PageWide Pro 772dn A3 Color Multifunktionskopiator levererar den typ av prestanda och funktioner som fram till nyligen var bortom riken för vilka vanliga bläckstråleskrivare som skulle kunna uppnås. HPs PageWide-teknik mimar i huvudsak en lasertoner, med en ultrabredd bläckpatron som skriver ut längs bredden på en sida (därav namnet).

Den övergår till ultrahöga utskriftshastigheter (upp till 55 sidor per minut) med skanningshastigheter på upp till 50 bilder per minut, vilket är nästan obestridligt i prisfältet där 772dn konkurrerar (sub - 2600 $). Utöver det har det några seriösa pappershanteringsfunktioner med en maximal ingångskapacitet på mer än 5000 ark.

Dess förmåga att skriva ut på upp till A3 + media med upp till 2400 x 1200 dpi upplöses av affärsvänliga funktioner som faxning (kom ihåg det?), Förbättrade säkerhetsfunktioner (tack vare HP Print Security) och omfattande trådbundna och trådlösa funktioner.

Högpatronpatroner (med 187 ml bläck) som kan leverera cirka 16 000 sidor är tillgängliga, även om ett helt 4-färgs kit ger dig en hel del $ 1310 (£ 1000).

5. Epson Ecotank ET-16500 kopiator

Bäst för dem som letar efter billigaste tryckkostnaderna

Stora bläckflaskorA3 + pappershanteringsfunktionerHar att fylla på bläck själv

Epson är en annan skrivare som försöker nya saker att ändra hur du köper förbrukningsvaror. Medan HPs lådor liknar lådor som skickas över till dig, tar Epson ett mer radikalt tillvägagångssätt genom att i huvudsak sälja bläckintroduktionen i “stor” flaskor. Ett 6 500 sida kit (0,35 liter bläck) kostar dig över $ 52,37 (£ 40), en bråkdel av vad tävlingen tar ut, men du måste fylla på bläcket själv, vilket kommer med sina fördelar och nackdelar: det finns inga bläckpatroner i sig.

ET-16500 är Epsons topp i Ecotank-skrivarens sortiment och medan den har en högre MRSP på $ 1,178 (£ 900), kommer den med tillräckligt med bläck för att skriva ut 10 500 sidor i svart och 11 300 sidor i färg, vilket ger en utskriftspris som är en av de lägsta om inte den lägsta på marknaden. Dessutom innebär dess stora bläcktankar att du inte behöver fylla på bläck ofta.

Och dess A3 + pappershanteringsfunktioner ger flexibilitet till dina företags utskriftsbehov, vare sig det är enkelt att skriva ut, skanna, kopiera eller faxa. Det finns ett 500-arks kassettfack kombinerat med en 35-sidig automatisk dokumentmatare och dubbelsidig utskrift.

Som förväntat finns det en hel uppsjö av mobila utskrifts- och anslutningsmöjligheter, inklusive Wi-Fi och Wi-Fi Direct, Ethernet och en kortläsare.

  • Vi har också markerat de bästa affärskrivarna