Det är en mardröm, det skrämmande scenario som skrämmer varje Microsoft Office-ägare: En av dina viktigaste Word-, Excel- eller PowerPoint-filer har på något sätt skadats. Och nu kommer det heller inte att öppnas alls, eller du kan se lite av innehållet - men resten verkar ha försvunnit.

Synen på timmar, dagar, kanske veckors arbete som tydligen är borta för evigt är tillräckligt för att förstöra någons dag, men ge inte upp ännu. Situationen kan inte vara så illa som det verkar.

Kontoret själv kan fixa några trasiga filer; Det finns gratis massor av verktyg runt som kan uppnå ännu bättre resultat. och även om de misslyckas, kan några enkla, enkla manuella knep vara tillräckligt för att återställa ditt förlorade arbete, och om några minuter.

Gör en kopia av det felaktiga dokumentet innan du gör något annat: Våra tekniker är inte destruktiva, men det är bäst att vara säker. Och då är du redo att börja. Här är vad du behöver veta.

1. Volymskuggkopia

Om du använder Windows 7 eller Business, Enterprise eller Ultimate Edition av Windows Vista, kan det inbyggda skuggkopiacentret ha en äldre och oförvrängd version av din fil.

För att ta reda på, starta Explorer, högerklicka på mappen som innehöll dokumentet och välj Egenskaper. Om du ser en fliken Tidigare versioner klickar du på det. Och om allt är bra så ser du en lista med poster för mappen, gå tillbaka dagar eller kanske veckor.

SKUGGA: Windows kan ha gjort en säkerhetskopia av ditt dokument. Så omtänksamt

Dubbelklicka på ett med ett datum när du vet att dokumentet var läsbart och försök att öppna den här äldre versionen. Om det fungerar, spara det med ett nytt namn och upprepa sedan processen med senare mappposter tills du når den punkt där filen blev skadad.

Det här får du en baslinjeversion av filen, men du kan fortfarande ha förlorat mycket arbete: om så inte, stanna inte här. Fortsätt att försöka med följande steg och du kan också återställa den senaste kopian av filen också.

2. Återställ

Beroende på din Office-inställning och det här dokumentets historia kan du ha säkerhetskopiering, autorecover eller andra tillfälliga kopior av filen. Om det här är ett Word-dokument, t ex, försök att söka efter * .WBK eller * .ASD-filer av rätt storlek och datum, öppnar det sannolikt matchning i Word för att se vad som dyker upp (mer om det ämnet på Microsoft-webbplatsen).

Dessutom skapar Office-apparat generellt en dold temporär fil med en kopia av ditt dokument, medan du arbetar med det, så att hitta den här filen kan vara användbar. Kopian raderas när du stänger din Office-applikation, men du behöver ett återställt verktyg. Ta en kopia av Recuva (www.piriform.com/recuva) om du inte har någon redan.

Recuva: Återställa verktyg som Recuva kan hjälpa dig att hitta gamla Office-temporära filer

Nu ber programmet att söka i den mapp där ditt dokument är lagrat för alla filer (eller * .TMP-filer om du kan filtrera i tillägg).

Om en raderad fil runt rätt datum och storlek är tillgänglig, återställ sedan den, helst till en annan enhet (en USB-flash-enhet kommer att bli bra). Byt namn på TMP-tillägget för att matcha det verkliga dokumentformatet och försök sedan öppna det för att se vad du har återställt.

3. Testa dina antaganden

Om Office berättar att en fil är korrupt och inte kan öppnas så kommer du troligen att tro på det - men det kan finnas andra förklaringar. Din Office-app kan ha egna grundläggande problem, till exempel.

Så om du har problem med att öppna ett dokument, bekräfta resultaten genom att öppna andra eller skapa ett nytt dokument, spara och öppna det igen.

Om programmet fungerar bra med andra filer har du visat att originaldokumentet troligen är felaktigt.

Sätt tillbaka: Om problemet är med Office själv kan en reparationsinstallation fixa problemet

Men om det finns problem på annat håll, så är det kanske problemet med Office. Du kan försöka reparera den aktuella installationen (i Windows 7, gå till Kontrollpanelen, Avinstallera ett program, välj Office, klicka på Ändra och välj alternativet Reparera) eller installera om hela paketet. Försök nu öppna dokumentet igen, och du kanske har bättre lycka till.

4. Öppna och reparera

Office kan fixa några korrupta dokument på egen hand. Och detta kommer ofta att hända automatiskt. Du märker en längre paus än vanligt medan Office arbetar med filen, då öppnar ditt dokument som vanligt, eller du får se ett felmeddelande som beskriver problemet.

Om Office inte försöker detta själv kan du dock begära att det fixar ett visst dokument manuellt. Gå bara för att öppna en fil som vanligt, välj det aktuella dokumentet, klicka sedan på pilen till höger om knappen Öppna och välj Öppna och reparera.

Om korruptionen är relativt liten kan det här räcka för att återställa ditt arbete. Men förvänta dig inte för mycket: Alternativet Öppna och reparation verkar inte vara särskilt smart, och i våra tester skadar bara en byte eller två i nycklar områden av ett dokument skulle förhindra att det öppnas alls.

REPARERA: Kontors egen Open and Repair-funktion är tillräckligt för att reparera vissa dokument

Om du fortfarande har problem, finns det ett andra, väldigt mycket benfritt alternativ för Word.

Gå till öppna en fil igen, välj ditt skadade dokument och välj "Återställ text från vilken fil som helst" i rutan "Filer av typ". Det här borde kunna återställa vilken rå text som helst från filen, men bilder och råformatering kommer att gå vilse .

Spara den här versionen ändå - det kan vara det bästa du får - men det finns tekniker som kan få mer kompletta resultat.

5. Byt ut din mall

Medan vi har uteslutit stora Office-wide problem som orsaken till dina dokumentproblem, kan det finnas fler mindre problem. Ord kan påverkas av en felaktig mall, kanske; ett tveksamt tillägg eventuellt till och med en skrivarproblem.

MALL: En malländring kan göra att ett Word-dokument kan ses igen

Du kan adressera var och en av dessa punkter individuellt. Eller du kan välja att ta itu med flera av dem på en gång, till exempel kör Word i Säkert läge (en lansering av bare ben som avaktiverar alla installerade tillägg, bland annat). Läs Microsofts officiella guide till felsökning av skadade dokument i Word 2007 och 2010 för att hjälpa dig att bestämma.