Som ledare på din arbetsplats är det din plikt att planera och organisera resurser, hålla sig inom budgeten, för att möta företagets krav och se till att människor slutar projekt i tid. Även om du är bra att delegera uppgifter och jonglera flera olika jobb på en gång kan det vara en utmaning att se till att projektet är framgångsrikt..

Och i dagens snabba affärsverksamhet, ofta är det en “projektledare” är bara en annan nödvändig färdighet i din övergripande jobbtitel. Men ju mer arbete du tar på och ju fler projekt du gör, desto svårare är det att hantera projektet korrekt.

För att bättre förstå huvuddragen i projektledning är det bra att bryta upp jobbet i fem huvudsteg:

  • initiera: sätt projektet i gång genom att utveckla ett slutmål
  • Planera: utveckla en steg-för-steg-plan för att nå ditt mål
  • exekvera: delegera uppgifter till gruppmedlemmar som hjälper dig att genomföra din plan
  • Övervakning och kontroll: hålla koll på dina lagmedlemmar för att säkerställa att de uppfyller sina individuella mål
  • Stängning: binda upp alla lösa ändar och avsluta ditt projekt i tid

Oavsett om du är ny på projektledning eller har hanterat projekt i åratal, förstå de gemensamma fallgroparna som står i vägen för projektsucces, hjälper du att undvika misstag och nå ditt mål utan att hålla upp eller komplikationer.

  • Vi har också markerat den bästa projekthanteringsprogramvaran

1. Dålig planering

De största problemen uppstår vanligen under steg 2 i planeringsfasen. Utan ordentligt planerar hur du kommer att nå ditt mål, kommer du att möta motgångar under hela processen. Missar du milstolpar eller har svårigheter att få alla intressenter att godkänna din planering? Kanske inser du att du saknar de rätta resurserna för att nå ditt mål. Det här är vanliga tecken som du har planerat dåligt.

Om du har insett att du inte planerade i enlighet med det, finns det fortfarande steg du kan ta för att återhämta sig innan allt är förlorat. Överväg att sitta och kartlägga hela projektets livscykel. Detta kan hjälpa dig att justera ditt schema. uppdatera nåbara milstolpar, återställ leveransbara tillstånd och ändra ditt budgetark för att arbeta med din nya tidslinje. Att ha en uppdaterad karta över hur du uppfyller ditt mål kommer att försäkra dina intressenter om att ditt projekt kommer att bli en framgång.

2. Manuell process

Skapar du lagscheman genom att skrapa eller skickar enskilda e-postmeddelanden för att tilldela arbete? Finns du själv att spendera timmar som gör deadlines, schemalägger möten eller bygger rapporter? Om så är fallet gör du förmodligen mer fysiskt, manuellt arbete än nödvändigt - vilket innebär att du inte gör värdefull användning av dina resurser.

För att göra processen mer effektiv, behåll alla dokument, som uppdragsuppdrag, tidsfrister, etc., på en central plats. Genom att göra detta behöver du inte börja från början varje gång du tar på ett nytt projekt. Tänk på att titta på speciell programvara som gör det möjligt för varje bidragsgivare eller intressent att logga in och se statusen för alla aspekter av projektet som berör dem.

3. Otillräckliga verktyg

Modern teknologi kan vara din bästa vän när man hanterar ett projekt. Det kan dock också vara din största fiende. Email, internet, kalkylblad, smartphone-appar, molnbaserade program; experter uppskattar att projektledare använder upp till 13 metoder för att hantera ditt projekt.

I stället för att jonglera flera olika metoder väljer du ett ledningssystem som kommer att fungera för alla. Detta kommer sannolikt att vara en enda, molnbaserad, standardiserad plattform som kan hantera alla dina hanteringsbehov.

4. Bristande övervakning och korrigering

Som noteras i fem väsentliga steg i projektledning är övervakning och korrigering av dina framsteg under vägen viktigt. Om du inte håller recensioner till slutet av projektet kommer du aldrig att kunna röra basen med lagmedlemmar eller aktieägare för att bedöma eventuella problem eller problem med projektet.

Du kommer aldrig heller att kunna markera vad som gick rätt och vad som gick fel.

För att förhindra missförstånd eller komplikationer händer i ditt projekt, skapa mål och milstolpar som spelar roll för intressenterna. Använd dessa mål för att mäta din framgång och spåra framsteg i hela ditt projekt. Genom att granska dina framsteg i små portioner kan du snabbt och enkelt göra anpassningar till budgetar, uppgifter, fördelning av resurser och mycket mer.

5. Kommando och kontrolltänkande

Även om du är den mest erfarna projektledaren eller använder den mest kraftfulla arbetshanteringsprogramvaran, kommer den inte hjälpa till om varje medlem i ditt lag inte är ombord med samma mål och liknande sätt att tänka.

För att åtgärda detta är det viktigt att uppmuntra varje medarbetare att tänka och agera som en projektledare. Det innebär att ditt team ska kunna kommunicera effektivt, samarbeta med varandra, delegera uppgifter och be om hjälp om det behövs, bevisdokument, rapportera framsteg, anpassa problem och mycket mer.

Brooke Cade, Freelance Writer at Workfront

  • Få dina projekt under kontroll med våra toppval för den bästa projekthanteringsprogramvaran