Sociala medier är ett verktyg för att sprida ordet om företagets varumärke. Det kan också vara en potentiell katastrof som väntar på att hända för företag som inte har kontroll över vem som är inlägg, vad de kan säga och vem svarar på kommentarer. Uppkomsten av internettroll som de som nyligen lärde Microsoft Tay chat bot för att göra rasistiska och offensiva kommentarer betyder att det alltid finns en chans att sociala medier kan komma ner i en slime grop och såra, snarare än hjälp, ett varumärke.

Därför är det så viktigt att utveckla politik och förfaranden för sociala medier. Detta inkluderar regler om hur lösenord delas ut till anställda, vilka kan posta vilka tjänster och vad som är tillåtet när en anställd vill lägga in företagsnyheter.

För att hjälpa dig att navigera på det sociala mittfältet talade vi till en hel mängd experter som gav tips för att hjälpa till med att utveckla en social mediapolitik. Var och en är utformad för att skydda företaget från en social media-fiasko eller till och med en överensstämmelsebrott eller rättegång.

1. Var försiktig med företags lösenord

En nyckelstrategi med sociala medier är att se till att du inte ger ut lösenord för sociala medier, säger Sara Dunn, en digital marknadsföringsbyråägare på 11web. Hon noterar att detta är anledningen till att en social media manager som Sprout Social eller HootSuite är så viktig. I Facebook kan du göra en anställd till en redaktör på ett konto men inte huvudkontochefen.

2. Undvik känsliga ämnen

Charles Henson, en managementpartner på IT-företaget Nashville Computer, säger att varje företag behöver en skriftlig policy, något som publiceras internt och förklaras personligen och undertecknat av varje anställd hos företaget, som täcker ämnen som ska undvikas. "Du skulle vilja avstå från politiska, andliga, liksom många fler ämnen som kan störa dina kunder. Om du självklart inte är verksamheten kring det aktuella evenemanget eller nischen, säger han.

3. Ange hur många inlägg som förväntas

Det här är en strålande strategi när det gäller att öka medvetenheten om ett varumärke. Din sociala medier politik bör klargöra hur många inlägg som förväntas från varje anställd, oavsett om det bara är en dag eller dussin, beroende på branschen. Det bör också nämna en keps. Henry McIntosh, direktör för Content Marketing hos Twenty One Twelve, ett marknadsföringsföretag, säger att detta steg ofta förbises i social media politik, som vanligtvis handlar om reglerna.

4. Gör en plan för att upprätthålla politik

Alla sociala medier måste utvecklas med företaget. Det kan finnas förändringar i marknadssegment, nya sociala medietjänster som uppstår eller nya utmaningar i det sociala medieutrymmet (t.ex. hur man hanterar internettroll). Katie Creaser, vice VD på PR-firmaet Affect, säger att det borde finnas ett schema för när politiken kommer att uppdateras för att rymma nya plattformar, nya regler för överensstämmelse och eventuella förändringar i företagets riktning.

5. Vet vem som har ansvaret

Henson säger att det är kritiskt att ha en godkännandeprocess och ett styrsystem för sociala medier. Detta inkluderar att veta vem som är ansvarig för varje konto. "Vi föreslår att företagsägaren är huvudadministratören medan alla andra som tillåts lägga till innehåll är en redaktör. Du vill också ha någon att moderera inlägg om du tillåter kommentarer så att dina sociala medier inte missbrukas och / eller används för att marknadsföra andra produkter eller webbplatser. "