Introduktion

Vi vågar säga att du är en dab-hand med Microsoft Word. Du kan skriva ett brev. Du kan utföra administrativa uppgifter. Kanske kan du även dra av en felfri brevfusion. Men många av oss går inte utöver Microsoft Words mest grundläggande funktioner.

Med det i åtanke är vi här för att visa dig tio sätt att få mer ut av Word, från gränssnitt strömlinjeformning till arbetsmetoder som gör dina dokument ser bättre ut och kommer till liv snabbare.

Observera att vi kör Office 2016 på Windows 10 här, men du kommer att kunna dra av de flesta av dessa knep på någon version av Microsoft Word efter 2010, och de gäller även om du råkar köra Microsoft Ord på en Mac.

  • Kolla även på våra bästa Excel 2016-tips, tillsammans med våra PowerPoint 2016 tips och Outlook 2016 tips
Föregående Sida 1 av 11 Nästa Föregående Sida 1 av 11 Nästa

1. Konfigurera bandet

Varför börja inte med att göra det Ribbon-gränssnittet - kontroversiellt som det, även efter hela tiden - fungerar för dig? Gå till Arkiv> Alternativ, och gå sedan till Anpassa band. Klicka på Ny flik, högerklicka på fliken och välj Byt namn för att märka den och dra sedan den för att ange var du vill att den ska visas på verktygsfältet.

Du kan nu dra dina mest använda kontroller över från vänstra kolumnen till den nya anpassade bandfliken, med hjälp av kontrollen Ny grupp (omdirigering som lämplig) för att bryta upp dem i snygga sektioner. Du kan även byta namn på verktygen själva, eller ge dem nya ikoner, genom att använda högerklick-menyn.

Föregående Sida 2 av 11 Nästa Föregående Sida 2 av 11 Nästa

2. Style tips

Om du skapar ett stort dokument är det absolut nödvändigt att göra det konsekvent - dina läsare kommer att märka om det är överallt. Snarare än att formatera dokumentets typsnitt och vikter manuellt, välj texten och använd panelen Styles på fliken Hem för att tillämpa olika stilar (normal text, rubriker, citat och liknande).

Genom att måla din text på detta sätt kan du enkelt tillämpa ett av Words inbyggda dokumentformat (tillgängligt från fliken Design) för att helt omvandla ditt dokument i ett klick eller omkonfigurera enskilda stilar (högerklicka på dem i panelen Styles) till ändra dem hela dokumentet. Detta gör det också möjligt för dig att använda Words inbyggda innehållsverktyg utan ytterligare tinkering.

Föregående Sida 3 av 11 Nästa Föregående Sida 3 av 11 Nästa

3. Skriv en anteckning

Markering är mer än bara ett sätt att lägga till en fin färg på dina dokument. Först ange markeringsläge genom att välja lämpligt verktyg i Font-panelen på fliken Hem och dra sedan musen över texten du vill markera. Du kan också välja texten först och tryck sedan på [Ctrl] + [Alt] + [H] för att markera den.

När du kommer att bevisa ditt dokument, ta fram sökverktyget - [Ctrl] + [F] - växla sedan till dialogrutan Avancerad sök genom att klicka på rullgardinsmenyn i sökrutan och välj det lämpliga alternativet.

Klicka på Mer >>>, klicka på Format-knappen längst ner i fönstret och välj sedan Markera. Du kan nu slå [Enter] i rutan "Hitta vad" för att hoppa över varje markerat område i ditt dokument. Eller varför inte prova motsatsen? Klicka på Format> Markera igen, och du söker efter icke-markerad text, så att du kan markera delar av ditt dokument när de är färdiga.

Välj hela dokumentet med [Ctrl] + [A] när du är klar och sätt markeringen på "Ingen färg" för att ta bort den helt.

Föregående Sida 4 av 11 Nästa Föregående Sida 4 av 11 Nästa

4. Nya genvägar

I den tidigare tipsen var vi tvungna att gå långt för att komma till den avancerade sökdialogrutan, eftersom [Ctrl] + [F] genvägen istället tilldelas den mycket mindre användbara navigationspanelen. Denna orättvisa korrigeras enkelt om vi genererar vår egen genväg.

Gå tillbaka till banddesignern som vi använde i steg ett (Arkiv> Alternativ> Anpassa band) och klicka på knappen Anpassa i det nedre vänstra hörnet av fönstret. Hitta "Hemflik" i den vänstra kolumnen och sedan "Redigera" i den högra kolumnen. Du ser att det inte finns något som är listat i rutan för nuvarande nycklar. klicka bara under "Tryck på ny genvägsknapp" och klicka på din anpassade kombination (du kan till och med använda [Ctrl] + [F] för att ersätta den ursprungliga genvägen) och klicka sedan på Tilldela för att ställa in den.

Föregående Sida 5 av 11 Nästa Föregående Sida 5 av 11 Nästa

5. Snabb åtkomst

Hitta de funktioner du behöver ännu snabbare än du kan med bandet genom att fästa dem i snabbåtkomstfältet, det området längst upp till vänster på skärmen ovanför bandflikarna. Som standard innehåller det genvägar för att spara, ångra och göra om - allt väldigt användbart, men vad händer om du utför någon annan funktion med större regelbundenhet?

Klicka på rullgardinsmenyn på verktygsfältets högra sida, välj Fler kommandon och klicka på knappen Lägg till >> för att flytta markerade objekt från den vänstra rutan till den högra rutan. Du kan också kolla rutan längst ner i det här fönstret för att placera snabbåtkomstfältet under bandet, men det är eventuellt lite slöseri med fastighetsmäklare.

Föregående Sida 6 av 11 Nästa Föregående Sida 6 av 11 Nästa

6. Behöver behövs

Många dokument kräver en ordentlig bibliografi, och Word innehåller verktyg som gör att man enkelt skapar en. Gå till fliken Referenser för att hitta dem och använd knappen Infoga citering för att placera en referens på din nuvarande markörsplats. När du lägger till citeringar när du går, behöver du (tack och lov) inte fylla i dem helt - du kan lägga in lite platshållarteksten för att påminna dig om exakt data du behöver skriva in och komma tillbaka till det senare för att fylla i ämnena.

När du har satt in en citationsplatshållare, sväng musen över den och klicka på nedrullnings pilen på höger sida. Välj Redigera källa och fyll i de relevanta uppgifterna för din citat - det är normalt "Bok", men det finns många andra källor att välja mellan. Du kan nu lägga in en bibliografi i slutet av ditt dokument, även på fliken Referenser - se till att du uppdaterar det innan publicering, eftersom det inte automatiskt speglar ändringar som gjorts i citat.

Föregående Sida 7 av 11 Nästa Föregående Sida 7 av 11 Nästa

7. Smart lookup

Kanske ett verktyg som passar mest till dokument du läser istället för att skriva, Smart Lookup (välj lite text, högerklicka på det och välj, du gissade det, Smart Lookup) kan hjälpa dig att få veta mer om texten i dina dokument genom att göra en snygg Bing-sökning i en kolumn på sidan. Klicka på Definiera längst upp i den kolumnen och du får en definition av ordet från Oxford Dictionary.

Så länge du är ansluten till internet kan du också använda högerklick-menyn för att fånga snabba synonymer för ord och dyka längre in i synonymmenyn för att se dem djupare ut i en synonymordbokssidebar.

Föregående Sida 8 av 11 Nästa Föregående Sida 8 av 11 Nästa

8. Se fler alternativ

Ju mer du utforskar bandet, desto mindre restriktivt känns det. Du kanske har märkt vissa bandgrupper med en liten ikon i nedre högra hörnet - klicka här för att expandera gruppens alternativ till Word: s fulla urval. Detta kommer antingen att vara i form av ett popup-fönster, ett sidofält eller en svängpanel beroende på vilken grupp av alternativ du har utökat.

Användligen är de senare två utbytbara och valfria - klicka och dra överst i ett sidofält för att göra det till en panel, eller dra en svängpanel till kanten av Word-fönstret för att docka den som en sidofält. Sidospår kan placeras sida vid sida, förutsatt att du har tillräckligt med skärmfastigheter.

Föregående Sida 9 av 11 Nästa Föregående Sida 9 av 11 Nästa

9. Många klipp

Words urklipp har mycket mer än det grundläggande Windows-objektminnet. Du kan lagra upp till 24 objekt på det i taget - bara slå [Ctrl] + [C] två gånger för att hämta det och se vad som för närvarande hålls ihåg.

Men visste du att det inte är Words enda urklipp? Du kan också använda ett nästan doldt verktyg som kallas spiken för att samla samman bitar av text till en ordnad linje. Välj den text du vill klippa och tryck på [Ctrl] + [F3] för att lägga till den i spetsen. Upprepa processen så många gånger som du vill växa spiken. När du är redo att hämta din text, tryck antingen [Ctrl] + [Shift] + [F3] eller skriv "spike" (utan citat) och tryck på [Enter].

Texten på spiken stannar ens mellan sessionerna - du kan se den genom att välja Snabbtecken> AutoText på fliken Infoga.

Föregående Sida 10 av 11 Nästa Föregående Sida 10 av 11 Nästa

10. Byggstenar

När du bygger ett dokument kan det vara frestande att skapa alla dess komponenter för hand med hjälp av Words designverktyg. en textruta här, en fin fotboll där. Det är säkert möjligt, men det tar tid och ansträngning som kan användas bättre.

Prova istället Word: s enorma samling av sidobyggnadsblock (Infoga> Snabba delar> Byggnadsblock-arrangör). De är snabba och snygga föremål som du kan infoga på ett ögonblick för att lägga till känsla för dina dokument. Om de inte passar din stil, kan du justera designen och använda Infoga> Snabba delar> Spara val för att hålla dem på filen för nästa gång du behöver dem.

Föregående Sida 11 av 11 Nästa Föregående Sida 11 av 11 Nästa
aktier