Introduktion

Att presentera idéer kortfattat och med stil kan vara den mest kritiska - och nervösa - affärsfunktionen. De flesta av oss använder Office 2016s PowerPoint-app för att omvandla matta tal till interaktiva presentationer, hålla publikens intresse och öka koncentrationen. Men det finns mer till detta än intetsägande bilder; Om du vill göra en inverkan vet du bättre om din programvara.

Vi har dragit ihop tio bästa tips för PowerPoint 2016 - saker som hjälper dig att designa snabbare och mer effektivt och dolda tweaks som kan spara din presentation i en nypa. Majoriteten kommer också att arbeta för tidigare versioner av PowerPoint, och på Mac-versionen av Office med lämpliga genvägsjusteringar. Lycka till!

  • Titta även på våra bästa Word 2016-tips, tillsammans med våra Outlook 2016 tips och Excel 2016 tips
Föregående Sida 1 av 11 Nästa Föregående Sida 1 av 11 Nästa

1. Slumpmässig text

Design och innehåll behöver inte nödvändigtvis gå hand i hand. Det är inte otänkbart att vilja skapa iögonfallande bilder innan du vet exakt vad som händer på dem, och PowerPoint har ett verktyg inbyggt för att hjälpa dig att skapa platshållartekst.

Klicka bara inuti en textruta, skriv = rand () och tryck sedan på [Enter] för att generera en passage av texten, eller använd = lorem () för att få upp lite standard "lorem ipsum" fyllmedel. Du kan också ange ett nummer inom parentes för att bestämma hur många stycken du känner att du ska arbeta med. För att ta det vidare, mata in två tal: = lorem (2,3) genererar två stycken med tre meningar varje.

Föregående Sida 2 av 11 Nästa Föregående Sida 2 av 11 Nästa

2. Rita ekvationer

Presentationer med en matematisk böjd kommer att dra nytta av tydliga, väldesignade ekvationer. Vi vet alla hur svårt det kan vara att lägga sig ut - och ingen vill verkligen ta till sig LaTeX om de inte behöver. PowerPoint 2016 innehåller ett nytt verktyg som gör det enkelt: bläckfunktionen.

Gå till fliken Infoga och klicka på Equation för att få fram en ny bandpanel. Klicka på Ink Equation-knappen och dra din ekvation på det gula nätet. Om du är tillräckligt med din scrawling, konverterar PowerPoint automatiskt till lämpliga symboler. Om inte, använd verktyget Välj och korrigera för att dra runt symbolen som är dålig tolkad och välj den rätta. Tryck på Infoga när du är klar.

Föregående Sida 3 av 11 Nästa Föregående Sida 3 av 11 Nästa

3. Urvalskunskaper

Medan många kommer att hävda att de mest effektiva PowerPoint-presentationerna är de med få element bortom fakta, vet vi att vissa bilder har en tendens till komplexet. Så fort du har börjat lägga in element och sticka text ovanpå bilderna, kan det vara en absolut smärta att göra design tweaks.

Effektiva PowerPoint-användare tenderar att arbeta med valrutan öppen för att motverka detta problem. Gå till Hem> Välj> Urvalsruta för att öppna den. Här kan du gömma element (klicka på eyeball-ikonen), byt namn på dem (klicka två gånger) och omorganisera omedelbart deras ordering på sidan med pilikonerna.

Föregående Sida 4 av 11 Nästa Föregående Sida 4 av 11 Nästa

4. Använd nätet

Ja, det är en bra möjlighet att du inte har missat den här aspekten av PowerPoint, men underskattar inte bara hur viktigt det är att använda programmets layoutverktyg (högerklicka på kartongen runt din bildglida, välj Grid and Guides) för att låsa ner din mönster.

Vi rekommenderar att du stänger av nätet och tittar på gallret, åtminstone när du skisserar ut saker eller sveper över knappen Grid and Guides för att skapa vertikala och horisontella guider. Objekt som du flyttar eller ändrar, kommer att tendera att låsa på dessa subtila markörer, så att du kan hålla dig utan att vara knuten till en formell struktur.

Föregående Sida 5 av 11 Nästa Föregående Sida 5 av 11 Nästa

5. Skriv ut hand-outs

Att skriva ut ett bildspel är ett slumpmässigt och lite meningslöst, särskilt om dina bilder är väl utformade. De ska fungera som ett ackompanjemang till vad du än pratar om, inte en ordentlig kopia. Men slide handouts kan vara användbar om du använder dem på rätt sätt.

Vi rekommenderar konfigurationen "3 diabilder" - du hittar den i dialogrutan Skriv ut under Arkiv-menyn. Detta lägger till en rad rader bredvid dina bilder, vilket ger en praktisk referenspunkt och ett utrymme för din publik att göra anteckningar. Eller om du vill dela bilderna med ett utskrift av ditt tal eller skriva egna skräddarsydda anteckningar för att presentera från, lägg till dem för varje bild genom att använda Notes-ikonen i statusfältet och skriv ut med lämplig mall.

Föregående Sida 6 av 11 Nästa Föregående Sida 6 av 11 Nästa

6. Skärmar med hög upplösning

Du kan undvika smärtan på otillgänglighet i teckensnittet - och få ut det mesta av eventuella anpassade teckensnitt som du kanske har installerat - genom att göra presentationen till platta bilder (Arkiv> Spara som, välj PNG som filtyp) och sätt sedan in dem i ett svart bildspel innan du går ut för att leverera den. Du kan också exportera ditt däck i PDF-format (File> Export) för stunder där du kanske inte har PowerPoint installerat på den maskin du förväntas presentera från.

Men här är problemet: PowerPoint, som standard, sparar i en väldigt låg upplösning. Dina bilder tenderar att se hemskt ut när de görs. För att tweak detta krävs lite registry redigering magi: öppna Registry Editor genom att slå [Windows] + [R] och skriva regedit, sedan gå till HKEY_CURRENT_USER / SOFTWARE / Microsoft / Office / 16.0 / PowerPoint / Options - du kan behöva byta '16 .0 "till ett mindre antal om du använder en tidigare Office-version.

Högerklicka i den högra rutan och lägg till en ny DWORD. Namn det ExportBitmapResolution (allt ett ord), högerklicka på den nya posten och klicka på Ändra. Byt dess bas till decimal och pop 300 i rutan. Nu kommer varje bild du exporterar att vara en skarp 300dpi, mer än tillräckligt för att tillfredsställa alla projektors skärmar.

Föregående Sida 7 av 11 Nästa Föregående Sida 7 av 11 Nästa

7. Dela skärmar

PowerPoint innehåller två kraftfulla sätt att projicera ditt meddelande om du arbetar med programvara. Först kan du använda skärmdumpverktyget för att snabbt fånga skärmregioner eller hela fönster och dra dem rakt in i dina bilder. Gå till Infoga> Skärmdump och välj antingen fönstret du vill infoga (ändra storlek på det valda fönstret efter behov innan du väljer det här) eller använd skärmklippningsverktyget för att importera en viss region. PowerPoint kommer automatiskt att dyka ur vägen om du använder det senare alternativet.

PowerPoints skärminspelningsverktyg, som finns på höger sida av Infoga-bandet, är väldigt användbart, så att du kan visa programvarufunktioner i form av en levande video, men det kommer naturligtvis att öka ditt däcks filstorlek väsentligt. Helt enkelt kan du använda den här funktionen för att skapa videor för användning utanför PowerPoint. Högerklicka på elementet när du är klar med inspelningen och välj Spara media Så här släpper du en MP4-fil var du än behöver det.

Föregående Sida 8 av 11 Nästa Föregående Sida 8 av 11 Nästa

8. Duplikering

Kopiera och klistra in innehållet i en bild till en annan kan tyckas vara en bra idé om du ska replikera samma struktur. Men det finns ett mycket snabbare sätt att göra det: välj de diabilder du vill replikera i den vänstra navigeringsrutan, högerklicka på en av dina valda bilder och välj Kopiera bildspel.

Du kan även återanvända element i en bild snabbt genom att hålla [Ctrl] och dra dem. Du hämtar en kopia och släpper den vart du än släpper den vänstra musknappen. Om du anger dias sorteraren (Visa> Dias sorter) kan du använda den här tekniken för att snabbt duplicera hela diabilderna också.

Föregående Sida 9 av 11 Nästa Föregående Sida 9 av 11 Nästa

9. Färga den på

Att skapa animerade objekt är inte särskilt svårt, men att göra flera unika objekt använder samma animeringsegenskaper kan vara något av smärta. Om du inte använder animeringsmålaren, som snabbt kopierar stilar.

Ställ in din animation som vanligt och hitta sedan Animationsmålare i den avancerade animationsdelen av animationsbandpanelen. Se till att objektet vars egenskaper du vill duplicera är markerat, klicka på knappen och klicka sedan på objektet som du vill använda animeringen.

Behöver du animera mer än ett ytterligare objekt? Dubbelklicka på Animation Paint-knappen och din pensel hålls aktiv tills du klickar på den igen.

Föregående Sida 10 av 11 Nästa Föregående Sida 10 av 11 Nästa

10. Bädda in webbvideo

Om du är säker på att din presentationsplats kommer att ha en stabil internetuppkoppling kan du krydda dina bilder med video från webbplatser som YouTube eller Vimeo. Öppna en webbläsare och gå till videon som du vill inkludera. Hitta dess inbyggda kod - det här skiljer sig från webbplats till webbplats, men borde inte vara för svårt att hitta - markera allt och kopiera det till ditt urklipp.

Gå nu tillbaka till PowerPoint, rita en ruta där du vill att videon ska vara, gå till Infoga> Video> Online Video och klistra in din inbäddningskod i lämplig ruta. Du kan ändra storlek på rutan efter behov, och till och med tillämpa animeringar och andra effekter för att krydda upp saker.

Föregående Sida 11 av 11 Nästa Föregående Sida 11 av 11 Nästa
aktier