Introduktion

Outlook har länge varit en ram för många organisations e-post- och schemaläggningsflöden, och med god anledning: det är solidt, lätt att använda och håller allt - alla dina adresser, mail, möten och uppgifter - på ett ställe. Det är något som alla webbaserade e-postkonton i världen inte klarar av.

Vi har skrapat och scoured för att gräva våra favoritpresentationer i Outlook 2016 - knep som gör din e-posthantering snabbare, din schemaläggning mer exakt och ditt arbetsliv mycket enklare. Majoriteten borde arbeta med tidigare versioner av Outlook, så var inte rädd för att prova om du inte har fått en Office 2016-uppgradering än.

  • Kolla även på våra bästa Word 2016 tips, tillsammans med våra PowerPoint 2016 tips och Excel 2016 tips
Föregående Sida 1 av 11 Nästa Föregående Sida 1 av 11 Nästa

1. Snabba delar

Starta en ny produkt? Ofta ge teknisk support? Trött på att upprepa dig själv om och om igen i e-post? Använd Outlook-snabba delar för att lagra ofta använda fraser eller stycken och du sparar en massa tid. Använd kompositionsfönstret för att skriva ut texten du vill använda ofta, markera den och gå till Infoga> Snabba delar> Spara val ... för att begå det till Outlook: s minne.

Du har nu två alternativ: använd antingen Insert> Quick Parts för att lägga till texten eller börja skriva in i kompositörsfönstret. Outlook kommer att ge en visuell indikation, och du kan helt enkelt slå Enter-tangenten för att omedelbart lägga till den i ditt meddelande. Det är bekvämt för dig.

Föregående Sida 2 av 11 Nästa Föregående Sida 2 av 11 Nästa

2. Snabba upp dig själv

Den tiden du spenderar på att hantera e-post under dagen är det ofta dags som används bättre på viktigare aktiviteter. Att känna till Outlook-genvägar är det bästa sättet att göra mer av programmet och få saker gjort snabbare. Börja med [Ctrl] + [R] för att starta ett snabbt svar på den nuvarande öppna e-posten, [Alt] + [R] för att svara alla och [Alt] + [W] för att vidarebefordra ett mail. Förvirrande kommer [Alt] + [R] också att öppna kalenderveckans arbetsvecka och [Alt] + [W] hela veckan så länge du är i Outlook: s kalender.

Precis som i Excel, saknar Outlook 2016 Words verktyg för snabbkorrigering - även om vi undersöker ett sätt att du kan ställa in vissa genvägar senare - men kolla hjälpfilen för att hitta en värd mer genvägar.

Föregående Sida 3 av 11 Nästa Föregående Sida 3 av 11 Nästa

3. Fördröj mail

Kanske är det här för Exchange-användare eller POP / IMAP-användare som inte har något emot att lämna sina datorer 24/7, men fortfarande: Outlook tillåter dig att schemalägga e-post för leverans vid en viss tidpunkt. Detta är användbart för tidsbestämda utgåvor, internationell kommunikation, eller bara att det verkar som om du arbetar i antisociala timmar.

Oavsett din anledning är det lätt att få detta att hända. Skriv din email i kompositören som vanligt och gå sedan till Alternativ> Fördröjning. Pop det datum och den tid du vill att meddelandet ska levereras i lämpligt arkiv - tänk på det här är din lokala tid, så justera för eventuella internationella variationer - tryck på OK.

Föregående Sida 4 av 11 Nästa Föregående Sida 4 av 11 Nästa

4. Sök mappar

Att sortera din inkorg kan vara en uppgift som långvarig och mödosam som svar på den dagliga översvämningen av post. Men ett särskilt inslag i Outlook betyder att du inte nödvändigtvis behöver sortera någonting. En sökmapp kategoriserar automatiskt dina mail baserat på villkor som finns inom; kanske "inköpsorder" eller "faktura". Det är inte ofelbart, men det är verkligen användbart.

För att skapa en, klicka på rubriken Sökmappar under inkorgen som du vill hantera och välj Ny sökmapp. Det finns olika mallar - post märkt för uppföljning, oläst mail, den här typen av saker - men det nedersta alternativet låter dig skapa en sökmall baserat på dina exakta specifikationer.

Föregående Sida 5 av 11 Nästa Föregående Sida 5 av 11 Nästa

5. Hantera skräp

Att hantera oönskade e-postmeddelanden är en olycklig del av processen, men du kan göra mer än att bara blockera enstaka avsändare. Gå till Hem> Skräp> Skräppostalternativ för att komma åt Outlook: s fullständiga sortiment av skräppostmedel.

Det är upp till dig hur strängt du vill vara på ditt kontoens tillgångskrav. Du kan till exempel vitlista avsändare från fliken Säkra avsändare och använda det lämpliga valet på fliken Alternativ för att automatiskt skräpposta från alla utom de som du har tillåtit. Du kan till och med använda fliken International för att blockera åtkomst från hela domänerna på toppnivå.

Föregående Sida 6 av 11 Nästa Föregående Sida 6 av 11 Nästa

6. Använd kryptering

Medan det lägger till ett extra lager av besvär, kan det extra säkerhetsskiktet som e-kryptering erbjuder göra skillnaden i en kritisk situation. Det är inte omedelbart tydligt om Outlook även stöder kryptering, men det är enkelt när du vet var du ska titta.

Gå till Arkiv> Alternativ> Trust Center och klicka sedan på Trust Center Settings. Klicka på E-postsäkerhet och klicka på Hämta digitalt ID för att öppna ett webbläsarfönster som visar dig mot olika tjänster som ger dig relevanta uppgifter för att kryptera dina mail.

När du är alla registrerade, gå tillbaka till fliken E-postkäkerhet och slå på lämpligt krypteringsalternativ - men se till att din mottagare har nyckeln eller ditt mail kommer inte att komma igenom.

Föregående Sida 7 av 11 Nästa Föregående Sida 7 av 11 Nästa

7. Snabba steg

Snabbstegen i hembandet hjälper dig på ett korrekt sätt att dansa runt dina e-postmeddelanden med snabbhet. Som standard innehåller det ett antal vanliga funktioner - flyttar mail till mappar, vidarebefordrar dem till din chef och liknande - men du kan anpassa menyn till dina exakta specifikationer.

Börja med att expandera det till ett fönster genom att klicka på ikonen längst ned till höger. Klicka på Ny, välj Anpassad och använd rullgardinsmenyn för att välja vilken åtgärd du vill automatisera. När du är nöjd med ditt val kan du också tilldela en anpassad [Ctrl] + [Skift] + nummergenväg till den, vilket betyder att du kan utföra åtgärden utan att ta händerna av tangentbordet.

Föregående Sida 8 av 11 Nästa Föregående Sida 8 av 11 Nästa

8. Kalender tweaks

Så mycket som vi alla vill att våra dagar ska delas i snygga trettio minuters bitar, så är det inte alltid fallet. Outlook-kalendervy kan bryta din dag ner i mycket mer exakta skivor - bara högerklicka på ett tomt kalenderutrymme, välj Visa inställningar> Övriga inställningar och ändra tidsskala till din smak.

Det är också mycket användbart att kombinera din uppgiftslista med din kalendervy för ett bra överblick över dagens verksamhet. Öppna bara kalendern, gå till Visa-bandet och använd den dagliga uppgiftslistan för att placera den där det passar dig.

Föregående Sida 9 av 11 Nästa Föregående Sida 9 av 11 Nästa

9. Statusrapport

Statusfältet längst ner på skärmen kan tweaked för att visa exakt vad du behöver se. Om du aldrig använder zoomkontrollen kan den till exempel helt tas bort - och du kan lägga till en titt på din återstående e-kvot om du använder ett konto med begränsat utrymme. Bara högerklicka på den för att hämta anpassningsmenyn och avaktivera eller aktivera den information du behöver.

Detsamma gäller för snabbstartsverktygsfältet högst upp på skärmen - högerklicka på det och välj Anpassa Snabbstartverktygsfält för att ställa in vilka ikoner du vill se - och du kan till och med skapa egna bandmenyer genom att gå till fil > Alternativ> Anpassa band.

Föregående Sida 10 av 11 Nästa Föregående Sida 10 av 11 Nästa

10. Förse winmail.dat

Här är en udda som har pågått i åratal och på något sätt oförklarligt är det fortfarande i Outlook 2016. Du skickar ett mail och vissa mottagare klagar på att få en mystisk bilaga - winmail.dat - som de inte kan öppna eller gör något med. Varför får de det? Eftersom du skickar mail i RTF-format, och det är Windows 'sätt att förpacka upp alla teckensnitt och bilagor du har inkluderat.

För att stoppa detta, använd antingen vanlig text eller HTML för att skicka dina meddelanden. Gå till Arkiv> Alternativ> E-post, bläddra ner till Meddelandeformat och se till att Outlook är inställt på att konvertera Rich Text-meddelanden till HTML-format för att förhoppningsvis förhindra att det händer igen.

  • Om du är en Apple-datoranvändare, kolla in våra Outlook for Mac 2016-tips
Föregående Sida 11 av 11 Nästa Föregående Sida 11 av 11 Nästa
aktier