Introduktion

Många av oss spenderar en stor del av vår tid och slår huvudet mot Excel. Tyvärr kan vi inte hjälpa dig att göra de specifika siffrorna raderade i Office 2016: s kalkylarksapp - det här är på dig - men vi kan visa dig några saker som kommer att göra ditt liv enklare.

Vi tittar på knep som du kan dra av inuti cellerna och ut, förbättra Excels gränssnitt samtidigt som dina beräkningar blir mer kraftfulla och mångsidiga. Du kommer att kunna påskynda datainmatning, ändra värdena på arbetsbladet och mycket mer.

Dessa tips är inriktade på Excel 2016-användare, och vi har använt Windows för att dra av dem, men de ska alla fungera på versioner av Excel från och med 2010 och med de lämpliga genvägarna kommer också att göra jobbet på Mac.

  • Kolla även på våra bästa Word 2016-tips, tillsammans med våra PowerPoint 2016-tips och Outlook 2016-tips
Föregående Sida 1 av 11 Nästa Föregående Sida 1 av 11 Nästa

1. Automatiska data

Om du förbereder ett kalkylblad men ännu inte vet vad som ska gå in i det, kan du fylla i fälten med slumpmässiga provdata före faktum för att säkerställa att dina formler fungerar som de ska. Klicka i den övre vänstra cellen i det område du vill fylla i och ange formeln = RANDBETWEEN (50,100) för att generera ett tal mellan 50 och 100. Ändra värdena för att passa vilken typ av data du ska arbeta med.

Dra nu bara fyllningshandtaget på cellen över det område du vill fylla i med data - det kommer att generera ett nytt slumptal för varje cell.

Föregående Sida 2 av 11 Nästa Föregående Sida 2 av 11 Nästa

2. Ingen formel fumbling

Att skriva egna formulär kan vara en svår uppgift, men moderna versioner av Excel gör det mycket enklare än någonsin. Gå till fliken Formler för att hitta funktionsbiblioteket, en stor samling av alla Excel-formulär.

Klicka på cellen där du vill infoga din formel och dyka in - de är alla kategoriserade, varje innehåller en beskrivning av dess funktion om du sveper över den och ett enkelt gränssnitt där du kan ange värdena du vill ha beräknat.

AutoSum-funktionen, på samma plats, är ett snabbt sätt att räkna upp siffror utan att skriva.

Föregående Sida 3 av 11 Nästa Föregående Sida 3 av 11 Nästa

3. Pasta upp

Vissa formler, som den slumptalsgenerator som beskrivs i vårt första tips, tenderar att få dina nummer att hoppa något. Om du hellre skulle hålla dem statiska kan du kopiera data och klistra in endast de genererade värdena utan formlerna med högerklick-menyn. Det här är också ett bra sätt att distribuera kalkylblad för läsning utan att avslöja dina arbeten.

Utforska menyn Klistra in för att se vilka andra typer av klistragenoperationer du kan utföra: försök använda Klistra länk för att snabbt skapa länkade celler mellan ark eller Transpose för att klistra in ett rutnät med kolumnerna och raderna bytas runt.

Föregående Sida 4 av 11 Nästa Föregående Sida 4 av 11 Nästa

4. Se formler

Att klicka genom ett ark fullt med siffror för att ta reda på hur de har kommit är inte en uppgift som många skulle njuta av. Det är långsamt och mödosamt, och lätt att förlora spår. Det är bättre att använda genväg [Ctrl] + [] (det är nyckeln längst upp till vänster på tangentbordet - precis under Escape-knappen) för att visa alla formler på ditt ark i stället för resultatet. Slå genväg igen för att växla tillbaka dem.

Om du vill att arket ska visa en formel snarare än resultatet av det - kanske du skapar ett demonstrationsblad för att visa hur sakerna ska fungera - bara högerklicka på cellen den är i och välj Formatera celler> Text.

Föregående Sida 5 av 11 Nästa Föregående Sida 5 av 11 Nästa

5. Snabb formatering

Dra för att välja en grupp data, och se upp efter en ikon som visas längst ner till höger i ditt urvalsområde. Det här kan vara Excels coolaste funktion: snabbanalysverktyget.

Det ger dig omedelbar tillgång till en massa användbara formateringsfunktioner, hela vägen från att färga upp dina celler baserat på deras intervall för att implementera sparklines, summor och diagram. Håll över varje alternativ för att se en förhandsvisning och klicka på den för att låsa den. Använd samma verktyg för att rensa formateringen om det blir för mycket - du hittar det klara alternativet under rubriken Formatering.

Föregående Sida 6 av 11 Nästa Föregående Sida 6 av 11 Nästa

6. Definiera konstanter

Om du är en stor Excel-användare är det troligt att du kör med samma siffror mycket av tiden. Definiera en konstant - som representerar ett komplext tal med ett kort ord - kan påskynda uppkomsten av formeln kraftigt. Gå till fliken Formler och klicka på Definiera namn.

Poppa ordet eller koden du vill använda i den översta rutan (till exempel "speedlightvacuum") och det värde du vill att den ska representera i bottenrutan (säg "299792458"). Nu kan du bara skriva det konstanta namnet i stället för numret, för att förebygga misstag senare. Om ljusets hastighet i vakuum råkar förändras, som det ofta gör, hoppa in i Namnhanteraren och justera numret - det kommer att ändra det värdet vart du än har använt det i din arbetsbok.

Föregående Sida 7 av 11 Nästa Föregående Sida 7 av 11 Nästa

7. Håll kommentarer

En bra arbetsbok är en som andra kan läsa och arbeta med, utan skaparens hjälp. Att presentera någon med en komplex webbsida med siffror och förvänta dem att få resultat är bara orättvist. Högerklicka på en cell som du vill förklara och välj Infoga kommentar för att bifoga en anteckning till den cellen. Du kan ändra storlek och omplacera kommentarfältet om det behövs. En cell med en kommentar markeras med en röd blixt i sitt övre högra hörn, och svävar över cellen kommer att visa den kommentaren.

Det är en bra idé att lägga till kommentarer till kolumn- eller radhuvud, och använd distansverktygen för att flytta dem runt så att de inte överlappar varandra. Knappen Visa alla kommentarer i fliken Granskning kommer att föra dem upp på en gång.

Föregående Sida 8 av 11 Nästa Föregående Sida 8 av 11 Nästa

8. Sidestegsavbrott

Ett kalkylblad fullt med formler är en vacker sak, men att göra små tweaks eller köra stora dataset kan få stor inverkan på datorns prestanda som helhet. För att minska effekten kan du be Excel att använda mindre av din processor - det gör komplexa formler som tar längre tid att uppdatera, men lämna resten av din CPU öppen för andra uppgifter.

Gå till Arkiv> Alternativ> Avancerat och bläddra ner till Formuleringsavsnittet. Du kan antingen inaktivera multi-threaded beräkning helt eller helt eller använd den manuella radioknappen för att välja hur många trådar du vill ägna åt att köra dina beräkningar.

Föregående Sida 9 av 11 Nästa Föregående Sida 9 av 11 Nästa

9. Skärande hörn

Vi har några praktiska genvägar för att få dig att arbeta snabbare, nu börjar med [Ctrl] + [Shift] + [$], som automatiskt omvandlar ett antal nummer till vad din standardvaluta är. [Ctrl] + [Shift] + [#] omvandlar å andra sidan ett antal nummer till ditt standarddatumformat.

Håll [Ctrl] och tryck på piltangenterna hoppa till slutet av den aktuella raden eller kolumnen; håll [Shift] också för att välja de cellerna. [Ctrl] + [Pg Up] eller [Pg Down] hoppar mellan arken i din nuvarande arbetsbok. Det finns massor mer - sök "genvägar" i sökrutan för att hitta dem - men tyvärr finns det inget sätt att skapa egna egna genvägar på samma sätt som Word 2016.

Föregående Sida 10 av 11 Nästa Föregående Sida 10 av 11 Nästa

10. Se framtiden

Excel innehåller nu prognosverktyg som analyserar historiska data och förutsäger framtida trender baserat på dem. Du måste börja med en nyckelspalt, antingen sorterad med efter varandra följande index eller datum så att verktyget vet vilken ordning dina data är i. Välj sedan all relevant data och gå till Data> Prognosark. Du kan antingen klicka på Skapa eller expandera alternativmenyn för att finjustera utmatningen.

Du får en linjediagram med Excels genomsnittliga projektion, och dess tankar om potentiella övre eller nedre gränser för framtida siffror. Vi skulle inte ta det som evangelium, men det är ett användbart verktyg för att eventuellt extrapolera information från annars förvirrande figurer.

Föregående Sida 11 av 11 Nästa Föregående Sida 11 av 11 Nästa
aktier