Datainmatning är inte de flesta människors idén om roligt, men följande 15 tips kan ändra det. Dessa genvägar och avancerade tekniker gör det snabba arbetet med dina kalkylblad, så även de mest tråkiga uppgifterna brinner av.

1. Lösenordsskydda dina dokument

Du kan göra detta för alla iWork-dokument, men kalkylblad kan innehålla särskilt känslig data, så det är mest lämpligt här. För att ange ett lösenord, välj det alternativet på Arkiv-menyn. Du kan lägga till lösenordet till din nyckelring så att du inte behöver ange det när du öppnar filen på din Mac, men var försiktig med det här alternativet. Om du inte har andra säkerhetsåtgärder på plats, till exempel din Mac som kräver ett lösenord för att vakna från skärmsläckaren, kan detta leda till att filen är sårbar.

Om du måste konvertera ditt kalkylblad till Excel för att dela med vissa mottagare kan du lägga till ett lösenord till den exporterade filen - men kom ihåg att det här lösenordet endast gäller för den exporterade versionen, inte i ditt ursprungliga nummerdokument.

2. Särskilda typer av celler

Numbers stöder vissa speciella celler som gör datainmatning väldigt enkelt, inklusive klickbara kryssrutor, stjärnbetyg och popup-menyer så att du kan välja från ett antal förutbestämda värden. Du kan utforska dessa alternativ vid foten av rullgardinsmenyn Dataformat under panelen Cell i Formateringsfältet.

Om du vill ha en formelåtgärd på data i dessa speciella celler, ta en titt på fönstrets nedre vänstra hörn för att se det faktiska värdet bakom kulisserna som spelats in i den cellen - som FALSE för en avmarkerad kryssruta och SANT för en kontrollerad - så du vet vilka värden som ska matas in i din formel.

3. Kopiera och klistra in stilar

Den här fungerar också i alla tre iWork-appar. Det formella sättet att ta en uppsättning attribut (t.ex. textstorlek och färg) från ett objekt till ett annat är att definiera det som en stil - något du fortfarande behöver göra om du vill kopiera tabellstilar - så att du enkelt kan återanvända det eller tweak det senare, men om du vill göra det snabbt kan du bara kopiera och klistra in det. Välj lite text, en bild eller en form och välj sedan Format> Kopiera stil. Markera sedan det objekt du vill tillämpa den här stilen på och välj Formatera> Klistra in stil.

4. Kopiera och klistra in tabellstilar

Om du tweakar formateringen av en tabell på ett ark kan du enkelt göra alla andra i ditt dokument matcha det genom att definiera dessa tweaks som en stil. Ställ in tabellen när du vill ha det, välj det och klicka sedan på pilen till höger i rutan Tabellformat i sidpanelen Format. Klicka på + i det övre vänstra hörnet. När stilen är definierad kan du dra den till den första skärmen bara för att göra det lättare att komma åt och välj sedan andra tabeller och tillämpa dem på dem.

Stilar du tillämpar på ett bord, inklusive dess rubriker och sidfot, kan sparas för att tillämpas på andra för att uppnå ett jämnt utseende.

5. Kopiera från Excel!

Om du försöker göra något komplicerat i Numbers är det ofta svårt att hitta hjälp på webben, eftersom Excel är så mycket vanligare. Den goda nyheten är att många formler har samma namn och fungerar i stort sett på samma sätt i de två applikationerna, så det är fortfarande värt att läsa tips som är utformade för Excel. Vi kan inte garantera att de alla kommer att fungera, men enligt vår erfarenhet är det ett praktiskt första steg att prova. Kolla även på discussions.apple.com/community/iwork/numbers.