Skicka kvitton till en mapp på iCloud Drive

Idag gör du förmodligen mycket shopping online, delvis eftersom det sparar dig betala markeringen uppladdad av många high street butiker.

Du kan välja på din fritid utan att trappa runt i stan, sedan luta dig tillbaka och vänta på att din shopping ska komma fram. Alla dina bekräftelser, fakturor och kvitton sparas snyggt i din e-postkorg eller visas på en kassaskärm i din webbläsare, från vilken du kan spara dem som referens. Om du någonsin behöver göra ett påstående eller returnera ett objekt, vet du exakt var du hittar det nödvändiga "pappersarbetet", vilket sällan är fallet när du stashar till slipsar i mappar och kuvert.

Det är dock lätt att låta saker glida och frestande att lämna allt flytande i inkorgen, eller att dra ut PDF-filer till vad som verkar - vid den tiden - en helt logisk mapp tills du inser att du inte kan hitta den igen när du behöver Det.

  • Apple Mail: Så här annoterar du bilder och PDF-filer

Dessutom kommer inte alla kvitton som PDF, eller någon form av bilaga alls. Vissa är text i kroppen av ett email, medan andra visas på en webbsida när du har avslutat ditt köp.

Vad gör man då? PDF-popupmenyn i OS Xs utskriftsdialog ger dig möjlighet att spara en PDF-fil av en webbsida, ett e-postmeddelande eller annat utskrivbart dokument till en dedikerad webbkvittotmapp. Problemet med detta är att det inte ger dig kontroll över platsen för mappen Webbkvitton, som automatiskt placeras i Dokument i ditt användarkonto, utom räckhåll för dina iOS-enheter och vanligtvis även dina andra Mac-datorer..

  • 62 OS X El Capitan tips och knep

iCloud Drive

Du kan bara skapa en mapp på iCloud Drive och spara PDF-filer där manuellt, men det blir tråkigt. Alternativt kan du skapa en speciell genväg, en symbolisk länk, för att flytta OS X: s egen webbkvittot-mapp till iCloud Drive, vilket gör innehållet tillgängligt på alla dina Macar, i iOS 9: s iCloud Drive-app (aktivera det i Inställningar> iCloud> iCloud Drive> Visa på startskärmen) och var du än kan logga in på iCloud.com.

Här kommer vi dock att bygga ett nytt arbetsflöde från början, vilket kommer att visas som ett nytt kommando i dialogrutan PDF-utskrift. Den här rutten ger dig fullständig kontroll över hur dina sparade PDF-filer heter och var de sparas.

Så, till exempel, kan du skapa separata kommandon som sparar dina affärer och personliga kvitton i olika mappar.

Introducerar Automator

Vi gör det här med hjälp av ett Automator-arbetsflöde, särskilt i appens Utskriftspluggmall. Självklart kan du använda detta för att bearbeta många fler saker än bara webbkvitton. Du kan anpassa tekniken som visas här för att spara någon annan typ av utskrivbart dokument, kryptera din PDF-fil, maila den och så vidare.

Tekniskt arbetar programmering med Automator, bara inte i traditionell form av skrivkod. Medan Apple har en särskild metod för att skriva apps för iOS och OS X, kallad Xcode, är Automator dess programmeringsverktyg för resten av oss.

Tänk på det som ett digitalt spel av Jenga, bara omvänd. Snarare än att dra Jenga Tower till bitar, kommer du att stapla upp det, med varje tegel som du lägger till är en specifik åtgärd som du frågar din Mac att utföra. Men som ett Jenga-torn får du en åtgärd fel och hela arbetsflödet kommer inte att ge ditt avsedda resultat.

Tänk på varje åtgärd som ett makro, precis som de steg-för-steg rutiner som du kanske har använt för att utföra samma uppgift vid flera tillfällen i Photoshop eller Microsoft Word.

Automators arbetsflöden är smartare än vanliga makron, eftersom de inte är begränsade till att köra inom vissa appar. Även om vi ska bygga en som hanterar utmatning från OS Xs utskriftssystem, gör det till en PDF och sedan utför ytterligare uppgifter på den resulterande filen kan du också skapa arbetsflöden som fungerar som en fristående app eller som håller ögonen på en viss mapp och utföra åtgärder på alla filer som släpptes in i den.

Arbetsflöden kan också bearbeta bilder som importeras från en kamera med hjälp av verktyget Image Capture, utföra en uppgift när du ger en särskild instruktion till OS Xs diktersystem eller kör när ett kalenderhändelselarm slocknar.

Apple har redan gjort mycket av det fantastiska arbetet för dig genom att tillhandahålla ett bibliotek med användbara åtgärder. Var och en anropar tjänster av en app, som Finder, Kalender eller Mail, för att ge dig direkt tillgång till dess kärnfunktioner, till exempel byta namn på en fil, konfigurera en händelse eller skicka ett nytt meddelande.

Varje åtgärd i ditt arbetsflöde tar lite inmatning, vilket kan vara en webbadress, ett namn eller i vårt fall en PDF-fil med ett kvitto som vi fått via e-post eller presenterats på en webbsida, utför vissa åtgärder på den, och sedan ger du antingen resultatet eller skickar det till nästa åtgärd i kedjan för vidare arbete.

Det är upp till dig att välja ut de åtgärder som hjälper dig att uppnå din övergripande uppgift och lägga till dem i ett arbetsflöde i lämplig ordning.

Du kan ha så många åtgärder som du vill, men varje måste förstå produktionen från den föregående. Du kan till exempel inte få en händelse från din kalender i en åtgärd och utföra färgkorrigering på den i nästa, eftersom det inte fanns några färger att arbeta med.

Vårt arbetsflöde

I de sex stegen som följer kommer vi att skapa ett arbetsflöde för Print Plugin som öppnas när du väljer Arkiv> Skriv ut eller trycker på Command + P.

Det kommer att använda det meddelande som valts i Mail eller webbsidan som visas i webbläsaren som dess inmatning, men snarare än att skicka den direkt till skrivaren, konverterar den först till en PDF, ger den ett unikt namn så det gör inte " t skriva över alla andra lagrade dokument och sätt det på iCloud Drive för förvaring.

Vårt arbetsflöde behöver inga åtgärder från tredje part, bara de som levereras med Yosemite och El Capitan. Dessa system krävs för åtkomst till iCloud Drive; Om du kör en tidigare version av OS X kan du ändra stängningsstegen för att spara filen i en mapp som synkroniseras med en tjänst som Dropbox eller OneDrive eller till en NAS-enhet (nätverksansluten lagringsenhet) i ditt hem eller kontor.

Föregående Sida 1 av 7 Nästa Föregående Sida 1 av 7 Nästa

1. Gör en utskriftstyp

I Automator väljer du Arkiv> Ny, väljer Skriv ut plugin och klickar sedan på Välj. Denna typ av arbetsflöde utökar OS X: s utskriftsdialogruta; Om du använder Chrome som webbläsare trycker du på Alternativ + Kommando + P för att använda den dialogrutan istället för Chromes anpassade.

Föregående Sida 2 av 7 Nästa Föregående Sida 2 av 7 Nästa

2. Använd ett unikt filnamn

Som standard, när vårt arbetsflöde sparar en PDF till en mapp kommer den att överskriva alla filer med samma namn som redan finns. För att undvika detta, välj Filer och mappar eller Finder i den första kolumnen och dra sedan byt namn på Finder Items-åtgärder från andra till tredje.

Föregående Sida 3 av 7 Nästa Föregående Sida 3 av 7 Nästa

3. Lägg till tiden

Klicka på Lägg inte till när du blir frågad om du också vill lägga till en Copy Finder Items-åtgärd. I åtgärden Rename Finder Items ställer du in Format till Timmars sekund, Separator till Dash och Var till förnamn. Slå även på Använd ledande Zeros.

Föregående Sida 4 av 7 Nästa Föregående Sida 4 av 7 Nästa

4. Lägg till datumet

Lägg till en annan Rename Finder Items-åtgärd under den befintliga och klicka på Lägg till inte igen. Den här gången ställer du in Format till årsmånad och de andra alternativen som du gjorde i steg 3.

Dina kvitton kommer att betecknas unikt till den andra.

Föregående Sida 5 av 7 Nästa Föregående Sida 5 av 7 Nästa

5. Skapa en mapp

I Finder trycker du på Skift + Kommando + I för att gå till iCloud Drive. Skapa en mapp som heter Webbkvitton, återgå till Automator, dra åt flyttaffärsobjektets åtgärd i ditt arbetsflöde och använd popup-menyn för att välja den mapp du just skapat.

Föregående Sida 6 av 7 Nästa Föregående Sida 6 av 7 Nästa

6. Spara och testa

Spara arbetsflödet, kalla det Spara till iCloud kvitteringar. I Mail, hitta ett kvitto och tryck på Kommandot + P. Klicka på PDF i dialogrutans nedre vänstra hörn, sedan ditt arbetsflödes namn.

En kvitto av kvittot sparas i den mapp du skapade på iCloud Drive.

  • Njut av den här artikeln? Få fler handledning, guider och tips om hur du får ut det mesta av dina Apple-enheter i MacFormat. Dra nytta av ett exklusivt erbjudande i vår sampler idag.
Föregående Sida 7 av 7 Nästa Föregående Sida 7 av 7 Nästa
aktier