Introduktion

Alla haglar det papperslösa kontoret! Tidiga exponenter för digitala kontor räknade inte på att skrivare blev så darneda bra att de var allsidiga office busybodies. De senaste modellerna från Epson, HP, Canon och Brother kan skanna, kopiera och faxa, skriva dubbelsidigt och superfast i A3-format och även i färg, plus de kan användas av telefoner och tabletter. Vissa kan till och med styras från andra sidan världen.

Det finns dock viktiga frågor att komma ihåg när du väljer en kontorsskrivare. Är hastighet en prioritet, eller är billigare viktigare? Behöver jag färg och krävande kvalitet, eller kommer mono, utkast till kvalitetsutskrifter vara tillräckliga? Kommer personalen att behöva skriva ut på distans?

Oavsett vilka beslut du fattar kommer att begränsa vad som kan göras i framtiden, så det är värt att tänka på kontors behov både i allmänhet och för specifika lag. Ett team av tidskriftsdesigners kan till exempel inte använda sig av en billig mono-laserskrivare, medan en A3-färgbläckstråle är överkill för ett kontor som endast skriver ut fakturor och bokstäver.

  • Hur man sätter upp ditt ideala hemkontor
Föregående Sida 1 av 7 Nästa Föregående Sida 1 av 7 Nästa

Laser eller bläckstråle?

Laserutskrift kan låta mycket mer spännande än inkjet-teknik, men du måste veta skillnaden mellan dessa två konkurrenter. De kan ofta vara kvadratiska i marknadsföringsblursten, men medan laser handlar om volymen fokuserar bläckstråle på kvalitet. Det är förmodligen ditt beslut stora kontor som behöver skriva ut en mycket hög volym i utkast, monokvalitet - och så snabbt som möjligt - borde nästan alltid välja en laserskrivare. Men kom ihåg att laserskrivare i allmänhet tar upp mycket utrymme, och att tonerkassetterna är väldigt dyra.

De mer mångsidiga bläckstråleskrivare tenderar att vara långsammare, mindre och kan skriva ut i hög kvalitet, till exempel foton, affischer och grafik. Det överlägset bästa alternativet för designinriktade kontor som behöver producera i färg tenderar också bläckstråleskrivare att vara bättre allroundare.

Det är de traditionella stridslinjerna för de två teknologierna, men det finns alltmer mycket överkorsning mellan de två.

Föregående Sida 2 av 7 Nästa Föregående Sida 2 av 7 Nästa

Allt-i-ett

Även om den inte är utformad för att vara arbetshästarna på ett stort företagskontor, är den multifunktionella skrivaren idealisk för småföretag, små grupper eller för enskilda / hemkontor. Alla skrivare som kan skriva ut, kopiera och skanna brukar kallas en 3-i-1. Lägg till fax och du har en 4-i-1, vilket kanske inte är användbart, beroende på (åldern för) företagets kundbas. Lägga till fax innebär vanligtvis en extra kostnad, och den försvinner snabbt från mellanskrivare.

Förutom att välja mellan en A4-enbart skrivare och en som kan skriva ut i A3 (som snabbt kommer ner i storlek och pris) är det viktigt att veta vad mer personal på kontoret behöver skriva ut på. Vissa bläckstråleskrivare innehåller ett bakre specialmaterialmagasin som kan ta tjockt kort och fotopapper i A3-format eller ett mediakassett som kan skriva ut på en CD eller DVD.

Föregående Sida 3 av 7 Nästa Föregående Sida 3 av 7 Nästa

Trådlös utskrift

Behöver du en Wi-Fi-skrivare? Om du skriver ut från bärbara datorer, är tabletter och smartphones viktigt, ja du gör det. Medan de flesta av de stora tillverkarna erbjuder specialapps för utskrift från smarta enheter är det klokt att välja en Wi-Fi-skrivare som är kompatibel med både Apple AirPrint och Google Cloud Print, så att de flesta kan skriva ut från sin telefon eller surfplatta.

Men sådana skrivare är mestadels avsedda för problemfri utskrift av bilder från telefoner, så det är kanske bäst att undvika i stora kontor, men de kan vara precis vad ett lag eller en mikroföretag behöver. Ditto cloud-powered funktioner, som blir allt populärare. Vissa trådlösa skrivare kan logga in på konton på Evernote, Dropbox, OneDrive och Google Drive för att skriva ut dokument och foton lagrade i molnet.

Föregående Sida 4 av 7 Nästa Föregående Sida 4 av 7 Nästa

Framtidssäkra funktioner

Många skrivare har nu molnalternativ för fjärrutskrift. Förutom att kunna styras via en webbläsare på, säger en bärbar dator som drivs av en anställd som arbetar borta från kontoret, skrivs skrivare i allt större utsträckning till sin egen e-postadress. Det kan vara mycket användbart för fjärrarbetare, som säljteam, som kan vidarebefordra ett kontrakt till en skrivare via e-post och hämta kopian senare från kontoret.

Det här fungerar dock bara bra om det finns någon att övervaka och sortera skrivarens utmatning på kontoret, där skrivaren är och kanske inte är lämplig i stora kontor med delade skrivare. Vissa skrivare låter användare skanna och skicka foton och dokument till molnet.

Föregående Sida 5 av 7 Nästa Föregående Sida 5 av 7 Nästa

Spara papper och bläck

Okej, så det kanske inte är papperlöst, men det går lätt att använda färre ark papper och bläckpatroner. Det hjälper också att minska de alltför frekventa tillfällen när skrivaren går tom för papper eller bläck, och alla på kontoret behandlar det som om det är trasigt.

Förutom kostnaderna per sida är en duplexmodulator (bild ovan) en dubbelsidig utskrift, vilket garanterar dubbelsidig utskrift, vilket gör att pappersbehovet halveras av att någon bara skriver ut i bläckbesparande utkast för att bevisa -reading, eller back office arkivering. På så sätt, om någon av misstag skriver ut internet, tar det bara 68 miljarder ark.

Precis lika viktigt är ett pappersfack som hanterar minst 250 ark, medan det är möjligt att hitta skrivare med extra pappersfack som lägger till ytterligare 150 ark eller så. Sådana skrivare kan vara användbara om personalen behöver skriva ut i två olika storlekar, eller på specifika brevpapper som brevhuvud.

Föregående Sida 6 av 7 Nästa Föregående Sida 6 av 7 Nästa

Nätverksskrivare

Medan trådlösa skrivare kan skriva ut från flera datorer, och vilken som helst skrivare kan anslutas till en skrivarserver och delas mellan personal därifrån, för stora kontor är det bästa valet en skrivare som kan ansluta till ett lokalt nätverk (LAN).

Kallade nätverksskrivare eller Ethernet-skrivare, dessa arbetshästar på stora kontor - antingen inkjet eller laser - kan fortfarande vara trådlösa och brukar skryta med höga dataöverföringshastigheter. Med sin egen statiska adress på ett tilldelat nätverk kan sådana skrivare teoretiskt användas av någon på kontoret på samma nätverk.

Dock bör man vara försiktig när man ställer åtkomst till skrivare på enskilda maskiner - överväga att begränsa medarbetarnas tillgång till en bläckstråle som kan ge arkivkvalitet, färg A3-utskrifter som få på kontoret faktiskt behöver för arbetsändamål.

Föregående Sida 7 av 7 Nästa Föregående Sida 7 av 7 Nästa
aktier